O Processo de Contas Eletrônico é uma necessidade inafastável e condição “sine qua” para a efetivação da eficiência nos Tribunais de Contas Brasileiros.
Com efeito, assim como a descoberta do papel revolucionou o mundo antigo, a era moderna sofreu profundas reformas na maneira de agir e pensar do cidadão com a descoberta e a massificação do uso dos computadores na era digital.
Hodiernamente a palavra de ordem é portabilidade, seja nos instrumentos de trabalho, nos lares, nas escolas e nos meios de comunicação e informação. Ou seja, portabilidade significa carregar consigo o tempo útil, com informação precisa e acessível.
Essa revolução tecnológica não pode e nem deve passar desapercebida no serviço público, daí porque a exemplo do Poder Judiciário, o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, por meio da Resolução nº 002/2015**, instituiu os procedimentos para apresentação eletrônica das prestações de contas em seu âmbito.
A carga dessa medida é um passo importante na modernização da Instituição, além de, uma vez implantada, dar maior credibilidade às suas ações ante as ferramentas disponíveis.
Apenas para se ter uma ideia dos ganhos dessa medida, o tempo médio de duração de um processo na Instituição até a entrega efetiva e definitiva da jurisdição é de 545 dias. Com a implantação do Processo de Contas Eletrônico e a criação da Comissão Gestora de Estoque Processual, a ser instituída por intermédio de Resolução, o Tribunal vai atuar com tempestividade nas ações de controle externo e a expectativa do prazo de entrega definitiva da jurisdição será de 120 (cento e vinte) dias.
Esse prazo se tornará possível diante da maior segurança do processo de análise, haja vista que os autos virtual diminuirá o risco de danos, extrativos de documentos e processos, que ensejariam procedimentos de restauração dos autos. Ademais, desburocratizará e uniformizará rotina de análise e procedimentos das contas públicas eliminando tarefas demoradas com juntadas e autuação de autos, onde, para essa única tarefa, o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, disponibiliza um setor de protocolo com dezenas de servidores com carga horária de 06 (seis) horas de trabalho, que poderão ser remanejados.
No campo da produtividade e meritocracia outro ganho. O processo, na visão virtual terá para os servidores, além dos documentos obrigatórios que o comporão o acréscimo de um campo de biblioteca virtual do município analisado donde se poderá retirar informações de toda legislação municipal em análise, assim como dados estatísticos no campo da saúde, educação e desenvolvimento humano para uma melhor reflexão de análise operacional. Além do mais, o processo terá um banco de horas, que permitirá ao controlador examinar o dia/horas, que o servidor se dedicou ao processo até o encerramento da instrução.
Mais uma grande vantagem do Processo Eletrônico é o espaço físico que os processos em papéis ocupam. Hoje, no Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, a disponibilidade para guarda e armazenamento dos processos físicos ocupam 2.000m³ (arquivo) e 60m² (protocolo), ou seja, em termos comparativos o equivalente para o arquivo de uma piscina olímpica em profundidade e tamanho. Nesse cenário e com a eliminação gradativa do estoque, o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, ganhará espaço para locação de serviços estratégicos dentro da finalidade meio ou fim por ele exercida, sem que para isso haja a necessidade de investimento com despesa de capital para construção de novas áreas para redimensionar seus serviços.
É salutar destacar ainda que a medida é protetiva a saúde dos servidores que operam com esse estoque processual físico, principalmente aqueles processos mais antigos e volumosos. Isso porque seu local de arquivamento é insalubre, e não raro os servidores que o manuseiam, seja para autuá-los, proceder juntada, examiná-los enfim, são acometidos de doenças alérgicas, respiratórias e de lesão por esforço repetitivo. Segundo estatísticas fornecidas pelo Recursos Humanos do Tribunal, cerca de 50 (cinquenta) servidores se afastam do trabalho uma média de 3 a 5 dias por mês, e dentre os motivos, encontram-se as doenças patológicas já descritas, gerando um prejuízo em média de R$-420.000,00 (quatrocentos e vinte mil reais) ao ano.
Com a inserção do Processo Eletrônico, bem como outras medidas preventivas dos Recursos Humanos do Tribunal ligados a qualidade de vida e saúde dos servidores, espera-se uma economia desses custos em pelo menos 20%(vinte por cento).
Não bastasse todas essas vantagens, há de se destacar a economia no custo do processo tanto para o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, como para o jurisdicionado.
Segundo levantamento estatístico feito nas controladorias e levando em consideração o valor de diárias aos servidores municipais, os municípios da Região do Baixo Amazonas e Carajás, economizarão em média por ano R$-8.000,00(oito mil reais) por município ao deixarem de se deslocar até a sede do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará em Belém, para protocolarem as prestações de contas quadrimestrais e mais outros instrumentos de controle, tais quais, LDO, LOA, RGF’s, RREO’s e etc.
A mesma economia com essa medida terão os municípios da região Guajarina, Salgado e da Ilha do Marajó, que desembolsam por ano em média o valor de R$-4.800,00 (quatro mil e oitocentos reais).
No Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, a economia com a implantação do Processo Eletrônico é fantástica. Levantamento feito pelas Diretorias de Informática e Administrativa indica que a Instituição gasta anualmente 3.000 (três mil) resmas de papel e 1.000 (uma mil) unidades entre toner e cartuchos para impressoras, onde 90% (noventa por cento) desse material destinam-se a impulsionar os processos físicos de contas. Para o meio ambiente, o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará contribuirá com essa medida, impedindo que 150 (cento e cinquenta) árvores sejam cortadas ao ano para servi-lo. Enfim, considerando esses custos e mais pessoal, o Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará poderá redimensionar para outras áreas, os custos diretos de despesas correntes cerca da importância de R$-4.000.000,00 (quatro milhões de reais) por ano.
Daí porque, verifica-se que o Processo Eletrônico além de contribuir à evolução processual dos atos do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, atuará positivamente na redução dos custos e na efetiva prestação de justiça que tanto exige a sociedade.
* Daniel Lavareda é Conselheiro Corregedor do TCM-PA
** RESOLUÇÃO Nº. 002/2015/TCM-PA, de 11 de junho de 2015.
DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS PARA APRESENTAÇÃO ELETRÔNICA DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS, NO ÂMBITO DO TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DO PARÁ E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
O TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DO PARÁ, no uso das atribuições constitucionais que lhe são conferidas, bem como, no exercício do poder regulamentar de matérias de sua atribuição no âmbito de sua competência e jurisdição, na forma art. 2°, II da Lei Complementar n°. 084, de 27 de dezembro de 2012 e art. 3º do Ato nº. 16, de 17 de dezembro de 2013, por intermédio desta Resolução, de cumprimento obrigatório, sob pena de responsabilidade e aplicação das sanções cabíveis; e,
CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a máxima eficiência das novas ferramentas de acompanhamento e fiscalização, instituídas pelas Resoluções n.º 11.535/TCM-PA e 11.536/TCM-PA, ambas de 01 de julho de 2014, baseadas em sistemas informatizados, com inequívoco aumento na qualidade, produtividade e uniformização das ações de orientação e Controle Externo desta Corte de Contas;
CONSIDERANDO a Resolução nº 11.534/TCM-PA, de 01 de julho de 2014, art. 1 e 2º, trata do Roteiro Contábil, Tabela de Eventos, Histórico, e versa sobre apresentação das Prestações de Contas Quadrimestrais em arquivos digitais;
CONSIDERANDO, ainda, a proposta de Resolução, apresentada pelo Conselheiro DANIEL LAVAREDA, com as emendas sugeridas pela Conselheira MARA LÚCIA, a qual restou aprovada por unanimidade na sessão extraordinária realizada, em 11/06/2015, nos termos da Ata da Sessão;
CONSIDERANDO, por fim, o disposto nos arts. 5º, XXXIII, art. 37, §3°, II; art. 71, VIII e IX, da Constituição Federal; art. 48-A, da Lei Complementar n.°101/2000 e art. 8º, §2º, da Lei 12.527/2011;
§1º, do art. 100 e 111, do Regimento Interno TCM-PA; Lei Federal n.º 12.682/2012; e Lei Federal 11.419/2006.
RESOLVE:
Aprovar a Resolução n.º 002/2015/TCM-PA, nos seguintes termos:
Art. 1º. A presente Resolução tem por objetivo regulamentar os procedimentos para prestação de contas, em meio digital, baseados no Sistema Processual Eletrônico – SPE, no âmbito do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, fixando regras, prazos e rol de documentos indispensáveis à sua análise.
Art. 2º. O Chefe do Poder Executivo e os ordenadores de despesa dos órgãos da Administração Direta e Indireta dos Poderes Executivos Municipais e das Câmaras Municipais remeterão, ao Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará, a prestação de contas em meio eletrônico, de acordo com o Anexo I desta Resolução, conforme estabelecido na legislação vigente, cuja exatidão das informações são de sua exclusiva responsabilidade.
I – Os instrumentos referidos no presente artigo serão recebidos e processados, exclusivamente de forma eletrônica, via Portal do Jurisdicionado, mantido no sítio eletrônico do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará.
II – Compõem a prestação de contas em meio eletrônico: o arquivo no formato do sistema E-Contas, contendo os dados orçamentários, financeiros e patrimoniais, assim como os arquivos referentes à folha de pagamento e à Lei Orçamentária Anual, além dos documentos constantes no Anexo I desta Resolução.
Parágrafo Único. A retificação da prestação de contas em meio eletrônico dos arquivos já enviados via Portal do Jurisdicionado sofrerão tratamento especial, no qual os procedimentos estarão dispostos em ato próprio deste Tribunal.
Art. 3º. Após o término do prazo estabelecido pelo Tribunal para remessa das prestações de contas, as Controladorias responsáveis pelas análises efetuarão verificação das informações e documentos encaminhados pelos jurisdicionados em meio eletrônico, no prazo de 15 dias úteis.
§1º As Controladorias encaminharão relação dos Municípios pendentes da remessa das prestações de contas, aos Conselheiros competentes por sua Instrução Processual.
§2º Será de competência das Controladorias a verificação quanto ao cumprimento dos requisitos mínimos de conformidade da Prestação de Contas em meio eletrônico, estabelecidos nesta Resolução.
§3º A incorreção do preenchimento, conforme o layout, dos arquivos citados no artigo 2º, inciso II, assim como os documentos constantes no Anexo I, sujeitará os ordenadores responsáveis à notificação, sem prejuízo das sanções legais e regimentais de competência do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará;
§4º A ausência de remessa da prestação de contas no prazo estabelecido pelo Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará implicará na notificação do Ordenador responsável para que a apresente, sob pena de instauração de Tomada de Contas, sem prejuízo das sanções legais e regimentais de competência do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará;
§5º A ausência do preenchimento de campos obrigatórios ou de qualquer dos arquivos citados no artigo 2º, inciso II, implicará no não recebimento da prestação de contas pelos sistemas informatizados deste Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará.
Art. 4º. A inclusão de documentos pelos jurisdicionados no Portal do Jurisdicionado deverá ser realizada de acordo com as normas contidas na Resolução nº 11.536 de 01 de julho de 2014.
I – A remessa de todo e qualquer documento referente à prestação de contas deverá possuir as seguintes características:
a) formato PDF (Portable Document Format) convertido a partir de seus arquivos originais (Word, Excel, Libre Office, Open Office, etc) ou outro definido em ato normativo específico, devendo estar legível e pesquisável por texto;
b) tamanho máximo de 5 MB (Megabytes) por arquivo, salvo disposição em contrário prevista em ato normativo específico;
c) no caso de necessidade de digitalização, a resolução dos documentos deve ser no mínimo 100 dpi e no máximo 200 dpi, apresentados preferencialmente em preto e branco;
d) estar livre de vírus e outras ameaças que possam comprometer a confidencialidade, disponibilidade e integridade do sistema eletrônico do TCM-PA.
Parágrafo Único. O Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Pará fornecerá ao usuário externo, através do Portal do Jurisdicionado, recibo eletrônico referente a prestação de contas em meio eletrônico referente ao envio do arquivo no formato do sistema Econtas, folha de pagamento e Lei Orçamentária Anual, além da remessa de documentos constantes no Anexo I.
Art. 5º. A prestação de contas em meio eletrônico referente às Contas de Governo deverá ser enviada dentro do prazo disposto no artigo 103, inciso VI do Regimento Interno ou ato próprio deste Tribunal, conforme layout estabelecido na Resolução n.º 9.065/2008, acompanhado dos documentos constantes no anexo I desta Resolução.
Art. 6º. A prestação de contas em meio eletrônico referente às Contas de Gestão deverá ser enviada dentro do prazo disposto no artigo 103, inciso V do Regimento Interno ou em datas determinadas em provimento próprio deste Tribunal, conforme layout estabelecido na Resolução n.º 9.065/2008, acompanhado dos documentos constantes no anexo I desta Resolução.
Art. 7º. A peça de defesa, acompanhada ou não de outros documentos devidamente identificados e em arquivos separados de acordo com o assunto, deverá ser apresentada via internet, atendendo aos requisitos da Resolução nº 11.536/2014, através de formulário específico no Portal do Jurisdicionado deste TCM-PA, identificada(s) pelos atributos de autuação do processo de tomada ou prestação de contas (número do processo, exercício financeiro, entidade, responsável e relator), bem como pelo número da Citação a que se referir, sob pena de não recebimento.
Art. 8º. Nos termos do art. 190, do Regimento Interno do TCM-PA, os pedidos de sustentação oral, a que tem direito as partes, deverão ser requeridos à Presidência do Tribunal, junto ao Secretário da Sessão, antes de seu início, por escrito.
Parágrafo Único. Nas hipóteses de distribuição de Memoriais, a parte interessada deverá protocolá-los eletronicamente, via internet, levando em consideração os mesmos requisitos exigidos para apresentação da defesa, no prazo máximo de até 24h (vinte e quatro horas) antes da Sessão Plenária, para prévia distribuição ao
Colegiado.
Art. 9º. Para a apreciação e o julgamento dos processos de prestações de contas, tomadas de contas, recurso ou pedido de revisão serão obrigatoriamente inseridos, no Sistema de Processo Eletrônico – SPE, os seguintes documentos produzidos a partir da entrada em vigor desta Resolução, exceto os mencionados no inciso III, que poderão ser inseridos até o início da sessão plenária, em cuja pauta conste o processo a que se referem:
I – O(s) relatório(s) de análise técnica, bem como os demais atos inerentes à instrução dos processos, inclusive, os produzidos na fase recursal;
II – O(s) parecer(es) emitidos pelo Ministério Público junto ao Tribunal;
III – O(s) relatório(s) e o(s) voto(s) ou a(s) proposta(s) de decisão;
IV – Outras peças de produção interna, a critério do Relator;
Parágrafo Único. As minutas do parecer prévio, do acórdão ou das decisões dos processos serão formalizadas com o conteúdo da parte dispositiva do voto ou da proposta de decisão, considerando, preferencialmente, os modelos padronizados aprovados em ato próprio;
Art. 10. A Diretoria de Informática do TCM-PA adotará providências imediatas para tornar efetivos os comandos desta Resolução quanto ao desenvolvimento do – Sistema de Processo Eletrônico – SPE.
Art. 11. O acesso eletrônico para a prática de atos previstos nesta Resolução será regulado pela Resolução nº 11.536 de 1º de julho de 2014, editada por este Tribunal de Contas.
Art. 12. A forma e conteúdo das prestações de contas de Governo e Gestão estão definidas conforme o disposto no Anexo I desta Resolução.
Art. 13. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, com eficácia retroativa a partir do dia 2 de janeiro de 2015 com seus efeitos incidindo sobre os atos praticados relativos às prestações de contas do exercício 2015 em diante.
Art. 14. Fica facultada a entrega da prestação de contas em meio eletrônico, via Portal do Jurisdicionado, dos documentos constantes no Anexo I cujos prazos estejam vencidos até o momento da publicação desta Resolução.
Parágrafo Único. A faculdade disposta no caput deste artigo somente se aplica aos casos em que já tenha ocorrido a prestação de contas em meio físico.
Art. 15. A remessa, por meio eletrônico, não exime o jurisdicionado da obrigação de manter a guarda de toda a documentação original pertinente, que poderá ser exigida a qualquer tempo.
Art. 16. Revogam-se as disposições em contrário.
**Resolução nº 02/2015/TCM-PA nas páginas 03 à 05